You’ve Got Mail！(ユー・ガット・メール)
電子メールがビジネスで使われはじめた頃、これを着信通知音に設定していた方も多いかと思います。若干オタクであった筆者はこちら＠シャアでしたが、、、
しかし、ネット全盛時代の今、メールが大量に押し寄せ、受信音設定などしていようモノなら“通知音なりっぱなし”状態になるので最近ではすっかり影を潜めてしまいましたね。
メールは重要なビジネスツールですが、スマートデバイスの普及が進み、SNSなどネットを介したコミュニケーション手段が多様化してきてからは、すべてメールでまかなうというのは難しくなってきました。
脱メールのススメ
主にメールは、One to Oneのコミュニケーションに対しては非常に有効ですが、One To ManyやMany to Manyのコミュニケーションについては、必ずしもベストなツールとはいえません。
メールは文字通り”手紙”ですので、掲示板や回覧板のような対複数の情報通信手段には不向きでしたが、手軽に使えるITツールとして一気に普及したため、本来の用途以外の役割までも担ってしまう不幸に見舞われたのです。
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| コミュニケーションスタイルに最適なITツールが必要 |
またメールはその特性上、使用者個人(メールアドレス)を軸に情報が展開されるので、ひとつの案件をシングルレイヤで追っていくのは難しい。さらに、誤送信や情報の世代管理ミス、情報漏えいのリスクもあります。メールは、プロジェクト管理のようなチームコラボレーションのツールとしては、あまり向いているとはいえないでしょう。
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| メールの弱点 |
プロジェクトワークと相性の良いチャット
ビジネスチャットは、案件軸で情報が展開されます。1 to ManyやMany to Manyといった、いわゆるプロジェクト型のグループコミュニケーションとは非常に相性がよいツールです。
”チャット”といえば、IM(インスタントメッセンジャー)をイメージする方も多いと思いますが、現在のビジネスシーンで導入が進んでいるモノはそれとは大きく異なります。
個人利用では、LINEが有名です。昨今のビジネスチャットは、LINEのようなインタフェースを備えつつ、その名の通りビジネスで使えるチャットなのです。
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| チャットの利点 |
ここからは、実際に弊社が導入したソフトバンクがクラウドで提供しているPrimeChatを例にビジネスチャットの特長を紹介していきます。
＊現在、PrimeChatは、OEM供給先のネオジャパンが提供するChatLuckへ統合されてサービスを継続しています。
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| PrimeChatの主なセキュリティ機能 |
なぜビジネスチャットを導入したか？
当サイトを運営しているiTEM 東京事業所は、2004年くらいから社内やパートナーとの対面ミーティングをゼロにし、ネットワーク上で組織を運営する企業ノマドのようなビジネススタイルを構築してきました。
外部スタッフを含めても10数名の組織ながら、ファイルサーバや動画での情報共有など同規模・同業種と比較しても極めて早い段階から導入し、生産性はそれなりに高かったので、メール以外のコミュニケーションツールの導入は10数年ぶりでした。
PrimeChatは、クラウドサービスですので申込み即日から利用可能です。弊社の場合は、テスト導入から本番稼働まで1週間くらいという短期間でまったく問題なし。
スタッフのITリテラシーもそれなりに高かったというのもありますが、それでも普通なら本格稼働までは、2～3カ月くらいは必要です。それだけシンプルで直感的に使える優れたUI(ユーザインターフェース)を有しているといえます。
何百というITツールを取材してきた弊社独自の見解ですが、確実に生産性が望める/導入効果が出るツールはどれも『すぐ使い方がわかる』という特長があります。
効率化というのはタスク時間を短縮させるのが基本ですので、それを実現させるツール自体の使い方を覚えるのに時間を要していては、あまり大きな期待はできないでしょう。
PrimeChat（ChatLuck）の導入効果
今回の弊社の導入目的は、情報の見落としやタスク漏れ防止、セキュリティ強化に加えてマルチデバイス環境下での情報共有スピードの高速化が主な目的でした。
【効果1：情報の見落としゼロへ】
プロジェクト単位のスレッドですので、メール使用時のような多くの情報に埋もれてしまった重要な情報やタスクの見落としがほぼゼロになりました。
【効果2：メール誤送信ゼロへ】
情報共有メンバーが限定されたセキュアなネットワーク環境になったことから、社内の情報をうっかり外部(クライアント含む)に誤送信してしまうようなリスクがなくなりました。
【効果3：マルチデバイスでの情報共有】
専用アプリをインストールすれば、スマートフォンやタブレットで利用できるので、情報の発信・確認のリードタイムがかなり短縮されました。離席、外出中といったプレゼンス情報や既読の表示もさりげなく便利です。
【効果4：プロジェクトの効率化】
動画・音声・画像・文書といったドキュメント以外にも簡単に作成できるスケジュールの共有機能は、プロジェクトの正確な進行に大きく貢献しています。
現時点で導入してまだ3カ月しか経過していませんが「もうメールは使いたくない」というのが正直な気持ちです。(対外的には必要です)
情報更新の際にはリアルタイムでプッシュ通知してくれるし、何よりスパムやウィルスメールに気を取られなくて済むのも大きなメリット。
PrimeChatは、50ユーザーで初期費用0円、月額1万円(税別)です。弊社では、費用対効果を計算する必要のないくらいのパフォーマンスを得ています。
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